総務担当者が社内の提出物を案内しても、「自分も対象ですか」「どこに出せばいいですか」と聞かれることがあります。案内の元になるメモから、対象者・提出物・期限・提出先・例外を先に整理し、生成AIで冒頭から行動が分かる文面にすると、読み手が迷う箇所を減らせます。今回は、社内の備品点検表を提出してもらう案内を例にします。
出入国在留管理庁・文化庁の「やさしい日本語ガイドライン」は、読み手に必要な情報を選び、伝えたいことを整理する考え方を示しています。社内通知でも、作業する人が最初に知りたいことを前に置けば、背景説明の中から期限や提出方法を探す手間が減ります。この方法が向くのは、条件が決まっていて、元のメモが長い、または項目の順序がばらばらなときです。定型の通知が毎回同じなら、確認済みのひな形に新しい日付を入れるだけでも運用できます。
1．通知を作る前に、誰が何をするかを確定する
準備するのは、業務担当が確認した案内メモと、会社が利用を認めた生成AIのチャットです。メモの冒頭に「対象者」「提出物」「締切」「提出先」「該当なしの場合」「質問先」を書きます。日付には必要に応じて年や時刻を添え、担当が複数いる場合は部署ごとに誰が提出するかを決めます。提出先の共有フォルダやフォームは、対象者がアクセスできるかも人が確認します。
社員名簿や提出物の中身はこの作業に不要です。AIに渡すメモには部署や役割を使い、内部リンクの入力が認められていない場合は「［提出先リンク］」と置き、送る前に人が差し込みます。
2．締切と提出先が先に見えるように下書きする
次の指示文の末尾にメモを貼ります。「元メモと照合する項目」も同時に出させると、読みやすさを整える過程で条件が変わっていないか確認しやすくなります。
以下の業務メモを、社内向けの提出案内に書き換えてください。 件名に提出物と締切日を入れてください。本文の最初の2文で、誰が、何を、いつまでに、どこへ提出するかを示してください。該当なしの場合と質問先は、本文で別の行にしてください。 元メモの対象者、日時、提出先、例外の意味を変えないでください。不明な条件は補わず、確認事項として本文の外に挙げてください。 文面の後に、対象者、提出物、締切、提出先、例外、質問先について「メモの記載／案内文の記載」を並べてください。 ［業務メモ］ ここに入力
架空の入力と文面の見本
入力例 貸出備品の点検表を回収する。各部署の備品担当者が、11月20日17時までに共有フォルダ「備品点検」へ部署ごとに1枚提出する。貸出備品がない部署も「該当なし」と記入して提出する。質問先は総務。
件名の例 備品点検表の提出のお願い（11月20日締切）
本文の例 各部署の備品担当者は、11月20日17時までに、共有フォルダ「備品点検」へ点検表を部署ごとに1枚提出してください。貸出備品がない部署も、点検表に「該当なし」と記入して提出してください。ご不明な点は総務へお問い合わせください。
これは期待する出力の見本です。確認表では、たとえば「部署ごとに1枚」が案内文にも残っていることを確かめます。件名だけを読んだ人にも締切の時刻が重要な場合は、件名にも17時を入れます。
3．読みやすくしても、元の条件が消えたら戻す
「全社員が提出」と広げられた。 宛先と実際に作業する人が混ざった可能性があります。「全社に共有しますが、提出するのは各部署の備品担当者です。部署ごとに1枚と明記してください」と追加します。直した後は、件名と冒頭から対象と提出単位が分かるかを確認します。
「該当なしの部署は提出不要」と変わった。 AIが例外を一般的な運用で補ったと考えられます。「備品がない部署も提出が必要です。『該当なし』の記入を独立した行に戻してください」と指示します。修正後は例外だけでなく期限も照合します。提出方法や例外が元メモで矛盾していれば下書きを止め、業務担当者に確認します。
確認時間と、公開後に来た質問を別々に測る
総務担当が照合表と通知を読み、業務担当者が期限、提出先、例外を承認します。送信前に別の担当者が読み、誰がどこに提出するか答えられるかを確認すると、作成者だけでは気づきにくい抜けを発見できます。
仮に従来は作成と確認で25分、AI利用時はメモの整理5分、下書き5分、照合と修正7分で計17分なら、差は8分です。月10件、時給3,000円と仮定すると月80分、4,000円相当の作業時間です。これは試算で、追加の利用料やひな形の維持時間は別に考えます。通知後は「対象・期限・提出先に関する質問の数」と「期限内の提出率」も記録します。通知内容や対象部署数が大きく違う場合は、数字だけで効果を判断しません。
今日試すなら、次の提出案内を一件だけ
過去の通知を一件選び、社内情報を含まない例に置き換えて下書きします。別の担当者が迷わず提出条件を答えられ、確認込みの作業時間が短くなったら、元メモの項目と指示文をチームの共通ひな形にします。
参考資料（2026年11月10日確認） 出入国在留管理庁・文化庁「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」
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