売上は下がった。でも、何を確認すればよいか分からない。地域の中小企業で週次報告を作る方には、商品別の比較表を整え、AIに「変化した数字と、現場へ聞く質問」を整理してもらう方法をおすすめします。原因を決める前に、調べる対象を絞るための使い方です。
原因の断定より、確認の順番を決める
生成AIは、入力をもとに文章などを作る仕組みです。説明を整えるのは得意でも、売上表だけから天候や競合の影響まで確定できません。数字から分かる事実と、追加調査が必要な仮説を分けると、会議で確かめることが明確になります。
Microsoftの公式資料は、ExcelのCopilotがデータの概要や傾向の把握を助ける一方、生成した分析や数式には誤りがあり得ると説明しています。以下は当社が提案する汎用的な手順で、製品の操作実証ではありません。需要予測や発注の自動決定には使わず、確認事項の整理に対象を絞ります。
比較できる表を、先に用意する
必要なのは、社内で認められた日本語のテキスト入力ができる対話型AIと、Excelなどで集計した表です。ファイル添付やExcel内のCopilotは必須ではありません。利用料・入力上限・データの保存や学習利用の条件は契約ごとに確認し、最初は以下の架空データだけで試してください。
比較する期間の日数、対象店舗、税込・税抜、返品の扱いをそろえます。商品名をA・Bに変えても、実際の売上額は機密情報になり得ます。実データの入力可否は社内ルールで確認しましょう。欠けた数字はゼロにせず「未確認」と残し、集計担当者が元帳票と照合します。
3つの手順で、確認メモを作る
- 比較表と計算条件を渡す。架空例は「同一店舗・各7日間・税抜・返品控除後」の比較です。以下を貼り付け、集計期間と単位が伝わるかを確認します。
商品｜前週売上（円）｜今週売上（円）
A｜100000｜80000
B｜50000｜60000
合計｜150000｜140000
販売数量、客数、在庫、販促実施の情報は未確認。
続けて、次のプロンプト（AIへの指示文）をコピーして入力します。
上の表だけを根拠に、週次会議用の確認メモを作ってください。①商品別と合計の増減額、増減率、計算式を表にする。増減額は今週−前週、増減率は増減額÷前週×100。前週が0なら率を出さず「算出対象外」とする。②表から確認できる事実を3点以内にする。③原因は断定せず、確認する商品と、現場への質問を3つ以内で示す。販売数量など未提供の情報を補わない。事実・仮説・未確認を分け、売上だけから利益を評価しないでください。
- 出た数字を表計算で照合する。期待する例は、Aが−20,000円・−20％、Bが＋10,000円・＋20％、全体が−10,000円・約−6.7％です。率の単純平均ではなく、合計同士で計算します。これは説明用の出力例で、特定AIでの実測結果ではありません。
Excelで前週をB2、今週をC2に入れたなら、増減額は「=C2-B2」、増減率は前週が0でないことを確認して「=(C2-B2)/B2」とし、セルをパーセント表示にします。合計も元の売上を足して照合してください。Aの減少がBの増加を上回ったことは分かりますが、数量減少や値引きが原因かは、この表では分かりません。
- 質問を現場で確かめる。例えば「Aの販売数量と単価はどう変わったか」「Aに欠品はあったか」「Bの販促条件は前週と同じか」を確認します。責任者が担当と期限を決め、回答を記録します。数字の変化、回答、次に試す改善策を同じ場所に残すと、翌週に振り返れます。
もっともらしい説明が出たら、根拠へ戻す
「天候が原因」と断定された場合。表にない事情を補った可能性があります。「天候データはありません。根拠のない断定を削除し、確認が必要な仮説に直してください」と追加し、事実の欄に推測が残っていないか読み直します。
増減率や表の形が違う場合。分母や単位の混同、形式の指定不足が考えられます。「列は商品・前週・今週・増減額・増減率・計算式の順。率は前週を分母にして小数1桁にしてください」と伝え、全行を再照合します。修正を2回しても数値が合わない、または原表自体に欠損がある場合は利用を止め、集計担当者に確認します。
確認込みの時間と、次の行動を測る
仮に従来の比較メモ作成が30分、導入後が表の準備5分・AI入力3分・照合修正7分なら、1回15分、月4回で60分の余力です。時間単価3,000円なら月3,000円相当ですが、実績や現金支出の削減ではありません。初期の型づくり30分、追加利用料、毎週のデータ整備時間も含めて判断します。
今日の一歩は、担当者1人が架空の3行で試すことです。次に責任者の承認を得た1店舗・2商品で2週間試し、総作業時間、数値の誤り、確認質問への回答、実行した改善策を記録します。確認負担が減り、数字が一致し、次の行動につながったら共通手順にしましょう。売上変化の理由は現場で検証し、利益への影響は原価など別の情報で確かめます。
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